Limites entre rotina e projeto

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Segundo Menezes (2003), no caso de uma solução-padrão, a empresa utiliza abordagens metodológicas e ferramentas específicas para sua implantação e, no caso de uma solução inovadora, procede-se a uma análise como se a solução a ser implementada fosse por meio de um projeto. Vargas (2003, p.16), contudo, é incisivo e claro: todo projeto tem início, meio e fim; um projeto que não tem término não passa de uma rotina. O ambiente global e competitivo em que as organizações se encontram caracteriza-se por forte dinamismo e, em decorrência, torna-se necessário que as empresas desenvolvam capacidade de mudança para adaptar-se a esse cenário, bem como de adotar postura estratégica de alteração de seus processos, padrões administrativos, habilidades de negociação, entre outros.

O continuum característico da existência dos homens e das empresas (estas, justamente, para atenderem às necessidades constantemente emergentes dos homens) demanda inovação, e, como os projetos se demonstram estratégias vitais para esse processo, requerem, portanto, projetos inovadores em todos os setores vivenciais humanos; o fulcro da própria educação deveria contemplar também o futuro, em vez de privilegiar tanto o passado.

O gerenciamento de projetos se confirma como chave para o crescimento e o sucesso organizacional, configurando-se ferramenta gerencial, por meio da qual a empresa desenvolve o conjunto de habilidades destinado ao controle de seus projetos, obedecendo aos fatores predeterminados como tempo, custo, qualidade e demais inerências.
De acordo com o texto A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Edition, 2000), o gerenciamento de projetos é composto por cinco grupos de processos:

 

iniciação,

planejamento,

execução,

controle e

encerramento

 

e em nove áreas do conhecimento, todas decorrentes

 

do Gerenciamento da Integração;

do Escopo;

do Tempo;

dos Custos;

da Qualidade;

dos Recursos Humanos;

da Comunicação;

dos Riscos e

dos Fornecimentos de Bens e Serviços do Projeto.

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Finalidades, utilidades e benefícios

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Os projetos podem ser utilizados em toda e qualquer área do conhecimento, bem como no cotidiano pessoal de cada indivíduo. Sua utilidade está exatamente no planejamento de ações de forma sistemática e útil em busca da excelência em um ramo de atividade, em um setor educacional, em um evento simples e cotidiano. Para citar um expoente, eis o que Perrenoud (1994) afirma:

 

"A competência não pertence ao mundo empresarial, nem ao mundo do trabalho, mas se faz presente em toda ação humana, seja individual ou coletiva"

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A disciplina de execução de um projeto leva a quem dele se serve a racionalizar a própria vida em termos de identificar tarefas para a obtenção do objeto almejado; de estabelecer limites para as próprias pretensões; de autoconhecimento das reais possibilidades e, principalmente, de estímulo para buscar soluções viáveis e para a diversidade situacional encontrada no âmbito vivencial relativa à conflitante relação entre interesses e poder. Portanto, ensinar a empreender é ensinar não apenas a viver, mas, principalmente, a conviver. 

 

Na área educacional, os projetos constituem não apenas referencial para o desenvolvimento de competências, mas um instrumento de trabalho necessário e organizador das atividades dos professores, sejam de perspectiva anual, mensal ou até mesmo diária. 

Nas empresas, os projetos marcam um referencial competitivo, uma procura de produtos e serviços marcados pela qualidade e eficiência. Para atender às exigências da clientela são necessários profissionais com capacidade de prever prazos e custos das atividades, bem como os riscos inerentes e, muito mais, capazes de tomar decisões de amplitudes ecológicas e humanísticas em busca do melhor para o ser humano, do justo e do ético. 

Nas escolas de objetivos profissionalizantes muito mais se faz sentir a premência desses objetivos, pois, ensinam os alunos a pensarem, a agirem e decidirem, além de promover a mobilização de saberes e conhecimentos adquiridos, desenvolver a cooperação, a inteligência coletiva, a autonomia, a capacidade de fazer escolhas e de negociá-las.

 

Os projetos têm sido utilizados como referencial, tanto nas escolas, como nas empresas. Projetar e realizar (empreender, enfim) constituem-se atividades que expressam a razão de ser da vida, porque esta é a obra máxima dos homens no âmbito planetário e, quiçá, galáctico. A segunda parte deste livro é exemplo concreto de que a pedagogia de Projeto promove a interação do aluno com o meio, possibilitando oportunidades de experiências nas diversas áreas do conhecimento e de promover o desenvolvimento das múltiplas inteligências. 

 

A sobrevivência dos profissionais e de uma empresa na atualidade está intimamente vinculada à capacidade de produzir o novo e de com ele conviver, como na experiência dos instantes da vida em constante mutação e infinita criação. Ao organizar ideias, projetando-as num papel e transformando-as em um projeto, estar-se-á sistematizando todo o trabalho em objetivos a alcançar, em etapas a serem cumpridas, em meios a serem utilizados, em recursos necessários e, principalmente, em avaliação dos resultados. Com isso, as pessoas vão desenvolvendo habilidades e atributos que igualmente vão transformando-as em seres cada vez mais evoluídos e preparados para a grandeza da vida. E assim também serão suas criações. Dessa forma, ensinando a acompanhar os passos principais da elaboração e da execução de um projeto, como tantos outros próprios da vida comum (projetos de estudo, de uma viagem, de trabalho e assim por diante), a educação oferecerá à sociedade profissionais de alto gabarito e pessoas de magnitude existencial. Essas pessoas, sendo capazes de viver com dignidade situações políticas, culturais, associativas, econômicas, profissionais, demonstrarão a formação ética de verdadeiros cidadãos, de seres universais e fraternos.

 

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Importância da Gestão

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Ao se falar sobre gestão de projetos ou gerenciamento de projetos, pretende- se enfatizar a importância desses instrumentos dentro das organizações, a necessidade deles e suas características. A globalização exige potencial competitivo e para que uma organização mantenha sua expressividade no mercado, ela necessita de ser vista como detentora dessa vantagem competitiva. Isso está em sua capacidade de formular e implementar estratégias em concorrências que permitam sua atuação e sustentabilidade no mercado (Coutinho, apud Gomes; Braga, 2001).

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A estratégia empresarial deve ser entendida como um conjunto de diretrizes utilizadas para o alcance de seus objetivos, o que consequentemente gera o planejamento estratégico, por antecipar acontecimentos permitindo que sejam implementadas ações destinadas a obter os resultados almejados em relação aos objetivos organizacionais.

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Os projetos, segundo Esteves (2005, p. 47), são parte integrante do processo decisório do planejamento organizacional, pois atuam como realimentadores e, assim, devem estar vinculados aos objetivos e metas da empresa. Ao verificar viabilidades, passa a ser um modelo da realidade. Como as organizações se encontram cada vez mais orientadas ao melhoramento contínuo de seus processos, sempre visando ao empreendedorismo e consequente competitividade, o planejamento estratégico deve ser permanentemente acompanhado e revisado. Demanda, portanto, sua composição por inúmeros projetos como: melhoria de produtos, criação e desenvolvimento de produtos, melhorias internas, mudanças organizacionais, gestão estratégica, entre outros.

 

Ou seja, fica explicitado que a utilização de projetos se torna útil estratégia de transformação da realidade. As práticas embasadas no habitual, apegadas ao modo vigente e costumeiro de fazer as coisas (à semelhança do prejudicial comodismo), evidenciam-se extremamente limitadas, pobres, conservadoras e caracterizadas pelo desperdício. A perspectiva da realidade dinâmica, marcada pelas constantes transformações das instituições, das empresas e das pessoas, em busca do novo e do diferencial competitivo gera propulsão e energia. A ótica futurista focaliza, portanto, de forma prospectiva e estratégica, a possibilidade de criação de uma nova realidade pela realização de projetos inovadores e, por isso, empreendedores.

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Papel do Gerente de Projetos

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Fundamental em todo o ciclo de vida do projeto, é seu acompanhamento pela gerência ativa, cujo objetivo, segundo Menezes (2003), é estabelecer o seu controle, assegurando o cumprimento dos prazos e orçamento determinados, conduzindo à sua conclusão com a qualidade almejada.
A principal responsabilidade do gerente do projeto, segundo Esteves (2005), é fazer com que o projeto alcance a meta para a qual foi proposto, apresentando as seguintes habilidades de:

•    Boa comunicação: saber ouvir e persuadir;
•    Organização: planejar, estabelecer metas, analisar;
•    Formação de equipes: demonstrar empatia, criar motivação;
•    Liderança: estabelecer exemplos positivos, evidenciar energia, ser proativo, saber delegar;
•    Convivência: ser flexível, criativo, paciente, persistente;
•    Aptidão técnica: possuir experiência e conhecimento em projetos.

Para desempenhar o papel de gerente, ou de integrante de equipes de projeto, as pessoas devem assimilar compreensão básica dos processos e das áreas de conhecimento comuns a todos os tipos de planejamentos.
 

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Benefícios do gerenciamento de projetos
 

Desde que bem planejados, controlados e geridos de forma adequada, os projetos proporcionam às empresas e respectivos empreendedores obter os resultados almejados. Assim, o gerenciamento de projetos não é restrito a projetos gigantescos, complexos e de alto custo, ele pode e deve ser aplicado em empreendimentos de qualquer complexidade, tamanho, orçamento e linha de negócios.

Ao utilizar metodologias estruturadas, permite-se, ainda, desenvolver diferenciais competitivos e novas técnicas e adaptar os trabalhos ao mercado consumidor e aos clientes. A proatividade emerge como fundamental para essa atuação do gerente e depende da estruturação do projeto permitir ações preventivas e corretivas antes que essas situações se tornem um problema.

Alguns projetos podem não obter sucesso e as principais causas, segundo Vargas (2003), podem decorrer do mau estabelecimento de metas e objetivos. Podem ser essas causas: a inclusão de muitas atividades e pouco tempo para sua realização, sistema de controle inadequado, estimativas financeiras pobres e incompletas, dados insuficientes e inadequados, falta de integração dos agentes do projeto, falta de conhecimento necessário para a execução das atividades planejadas, gerenciamento inadequado ou inexistente. Uma das fases cruciais, portanto, de um projeto, além de seu planejamento, é o seu controle.

Conforme afirmação de Verzuh (1998, p. 107.)

 

“O maior desafio da gestão de projeto

  é fazer a coisa certa no tempo certo. ”

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